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HSE-Software

Kleiner Guide für clevere Betriebe

Ob Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit, Umweltschutz oder Nachhaltigkeit: Die meisten Aufgaben lassen sich heute nicht mehr mit einfachen Excel-Tools bewältigen. Deshalb nutzen nicht nur grössere Konzerne, sondern vermehrt auch KMU sogenannte HSE-Software. Die Wahl effizienterer Produkte fällt jedoch nie leicht.

Was ist HSE-Software generell?

HSE-Software steht vereinfachend für in-tegrierte IT-Lösungen im Gesundheitsschutz, in der Arbeitssicherheit, im Um-weltschutz und im Nachhaltigkeitsmanagement. Die Anwendungen decken per se eine Vielfalt von Themen ab, die ein Unternehmen bestimmen und berück-sichtigen muss. Im Gegensatz zu ERP-Systemen oder Prozessmanagementtools bietet HSE-Software skalierbare Hilfsmittel, welche erlauben, auf komplexe Anforderungen einzugehen. Andererseits beinhaltet diese Angebotspalette auch Einzellösungen für

spezialisierte Fachan-wendungen wie beispielsweise Ökobilanzierungen. Die Nutzung digitaler Technologie ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. «Enterprise Resource Planning», computergesteuerte Fertigung, digitale Lagerbewirtschaftung, «Tagging and Tracking», Virtual Reality, 3D-Druck oder das Internet of Things und viele andere Errungenschaften sind längst keine Fremdwörter mehr, sondern Realität. Trotzdem kommt es durchaus vor, dass Betriebe für ihr Nachhaltigkeitsmanagement oder Qualitätsmanagement noch mit Excel-Tabellen und Papierdokumenten arbeiten – trotz offensichtlicher Nach-teile. Doppelspurigkeiten, mangelnde Rückverfolgbarkeit, unsystematische Dokumentation, Informa-tionslücken und Datenfriedhöfe sind nur einige unrühmliche Beispiele hierfür.

HSE-Software: Ja klar – aber welche?

 

In den letzten Jahren haben sich auf dem Markt modulare Softwarelösungen verbreitet, die auch für KMU attraktiv geworden sind. Die bekanntesten Produkte stammen aus Deutschland und den USA und erobern zunehmend auch den Schweizer Markt. Allerdings unterscheiden sich die Softwarelösungen hinsichtlich ihrer Funktionalitäten, ihres thematischen Umfangs und natürlich ihres Preises stark.

 

Grundsätzlich lässt sich feststellen: Jedes Produkt hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Keines vermag die Breite der HS2E-Themen abschliessend abzudecken. In der Regel ist dies aber auch nicht nötig, denn je mehr Funktionalitäten die Software mitbringt, desto teurer ist sie. Die Wahl des richtigen Produkts ist deshalb ein wesentlicher Faktor, um die Nutzenpotenziale, die eine IT-Lösung erschliessen soll, effektiv und kostengünstig realisieren zu können.

Entsprechende Qualitätsmerkmale

Zu den Qualitätsmerkmalen guter Produkte zählt, dass sie die HSE-Fachthemen modular anbieten und diese wie in einem Baukasten individuell zusammengestellt werden können. Die Software sollte sich flexibel an die Situation der Unternehmung anpassen lassen, sodass die organisatorischen Strukturen, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Inhalte genauso abgebildet werden, wie es der Praxis entspricht. Sie muss einen offenen Datenaustausch zulassen und am PC wie auch mobil einfach nutzbar sein. Bei webbasierten Lösungen ist die Datensicherheit ein weiteres wichtiges Merkmal. Ein kundennaher Vertrieb und Support sowie ein transparentes Preismodell sind ohnehin vorausgesetzt.

Qualitätsmerkmale von HS2E-Software

  • Modulare Struktur nach Fachthemen
  • Datenbank- und webbasiert
  • Anpassbar auf eigene Unternehmensstruktur
  • Offener Datenaustausch
  • Integrierte Dokumentenablage
  • Einfache, intuitive Benutzeroberfläche
  • Mehrsprachig
  • Als mobile Applikation einsetzbar
  • Hohe Datensicherheit
  • Zuverlässiger Support
  • Lokaler Vertrieb und Fachberatung
  • Transparentes Preismodell

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

In der Vielfalt der angebotenen Lösungen fällt es unter Umständen schwer, die für die eigene Situation geeignetste Software zu finden. Umso wichtiger ist es, mit klaren Vorstellungen zu starten:

1.) Definieren Sie den Verwendungszweck

«You always get what you ask for» – das gilt auch bei HS2E-Software. Keine Software kann alles, aber je mehr Funktionalitäten inbegriffen sind, desto teurer wird sie. Überlegen Sie, für welche Aufgaben Sie die Software primär nutzen wollen und welche nützliche, aber nicht zwingende Zusatzfunktionen wären.

2.) Bestimmen Sie den Nutzerkreis

HS2E-Software kann die Arbeit derjenigen Personen, die im Unternehmen mit Aufgaben in diesem

Bereich betraut sind, enorm erleichtern. Typischerweise lassen sich diese unterscheiden in Spezialisten, in Fachanwender und in gelegentliche Nutzer. Ihre Ansprüche an eine Software sind unterschiedlich: Je breiter der Nutzerkreis, desto wichtiger ist eine intuitive Bedienung. Bei einem spezialisierten Anwenderkreis zählen hingegen vielmehr die Detailtreue und die Flexibilität.

 

3.) Holen Sie die internen Bedürfnisse ab

Nebst den Nutzern sind auch weitere Funktionen für die erfolgreiche Einführung einer HS2E-Software wichtig, beispielsweise IT oder Finanzen. Sprechen Sie mit möglichst unterschiedlichen Interessensträgern in Ihrer Unternehmung und erfragen Sie deren Bedürfnisse. Klären Sie, wo eine HS2E-Software Abläufe vereinfachen, Synergien schaffen oder die Kommunikation verbessern könnte. Legen Sie fest, welche bisherigen Anwendungen durch die HS2E-Software ersetzt werden könnten und wo Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. SAP) geregelt werden müssen.

 

4.) Entwickeln Sie ein Projektbudget

HS2E-Software wird normalerweise in einem Lizenzmodell angeboten. Zusätzlich entstehen Kosten in der Einführungsphase für unternehmensspezifische Anpassungen, Schulungen und spezifische Beratungsleistungen. Überlegen Sie sich, welche einmaligen oder wiederkehrenden Kosteneinsparungen Sie von der Software erwarten, und definieren Sie auf dieser Basis ein Budget für die Projekteinführung und den Betrieb.

Sich informieren und vergleichen

Nachdem die Eckpunkte festgelegt worden sind, geht es an die Recherche. Die Webseiten der jeweiligen Anbieter bieten bereits viele Informationen über die Funktionalitäten der angebotenen Lösungen. Oft sind Videos oder Tutorials verfügbar, anhand derer man einen Eindruck von der grafischen Gestaltung der Oberfläche und der Bedienung erhalten kann. Durch den Besuch von Messen, bei Produktpräsentationen oder an Fachveranstaltungen kann man gezielt Informationen abholen. Derartige Anlässe sind ausserdem eine hervorragende Gelegenheit, sich mit anderen Firmen zu vernetzen und von deren Erfahrungen zu profitieren. Haben sich ein bis zwei Favoriten herauskristallisiert, lohnt sich eine Demonstration im eigenen Unternehmen. Beim Besuch des Lieferanten können Sie spezifische Fragen stellen und erhalten zudem einen Eindruck von der Herangehensweise und der Firmenkultur des Anbieters. Dies ist auch der Zeitpunkt, zu dem Sie mit einem konkreten, verbindlichen Angebot rechnen dürfen.

 

Die Einführung einer HS2E-Software ist also nicht einfach ein Kauf ab Stange, sondern vielmehr ein

Projekt: Eine Definition der Rahmenbedingungen, eine sorgfältige Prüfung der auf dem Markt angebotenen Lösungen und eine klare Umsetzung nach den Regeln des Projektmanagements sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg.

Über den Autor: Dr. Rémy Chrétien ist Partner und Senior Berater bei geelhaarconsulting gmbh. Die Firma ist Schweizer Vertriebspartner für die Software „EcoWebdesk“.

Der Artikel ist in leicht geänderter Form erschienen in der Zeitschrift „Management und Qualität“, Ausgabe 09/2018.

Weiterführende Informationen: www.quentic.ch